Meeting.burger Meise

Vergadering bijlagen/links Goedgekeurde notulen (PDF).pdf

Goedkeuring notulen
Raamovereenkomst: Leveren van milieuvriendelijke schoonmaakproducten en onderhoudsmaterialen voor gemeente en ocmw Meise - Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze
Aanstelling advocaten voor juridisch advies en vertegenwoordiging in specifieke materies voor lokaal bestuur van Meise (01 mei 2026 - 30 april 2030) - Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze

Meise

Zitting van 17 03 2026

Van 20.08 uur tot 20.10

Aanwezig:

Ilse Spooren, voorzitter;

Gerda Van den Brande, burgemeester;

Ella De Neve, Jonathan De Valck, Tom Heyvaert, Marie Behaeghe en Diana Tierens, schepenen;

Roger Heyvaert, Jozef Emmerechts, Roel Anciaux, Paul Van Doorslaer, Roel Baudewyns, Billie Kawende, Dany Geysels, Sonja Maes, Rathi Goovaerts, Ingrid De Bondt, Sofie Van Assche, Viviane Stevens, Karin De Petter en Peter Calluy, raadsleden;

Caroline De Ridder, algemeen directeur.

Verontschuldigd:

Wim Verbeke, schepen;

Thomas Goethals, Jorn Lathouwers, Valère Lauwers, Frédéric Maes en Isabelle Van Den Brande, raadsleden;

Overzicht punten

Zitting 17 03 2026

Goedkeuring notulen

BESLUIT

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 17 februari 2026 goed.

Met 21 stemmen voor (Gerda Van den Brande, Ella De Neve, Jonathan De Valck, Tom Heyvaert, Marie Behaeghe, Diana Tierens, Roger Heyvaert, Jozef Emmerechts, Roel Anciaux, Paul Van Doorslaer, Roel Baudewyns, Billie Kawende, Dany Geysels, Ilse Spooren, Sonja Maes, Rathi Goovaerts, Ingrid De Bondt, Sofie Van Assche, Viviane Stevens, Karin De Petter en Peter Calluy)

Publicatiedatum: 22/04/2026

Overzicht punten

Zitting 17 03 2026

Raamovereenkomst: Leveren van milieuvriendelijke schoonmaakproducten en onderhoudsmaterialen voor gemeente en ocmw Meise - Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze

MOTIVERING

Feiten en context

De huidige overeenkomst voor de levering van schoonmaakproducten en onderhoudsmaterialen is afgelopen. In het kader van het duurzaam aankoopbeleid en de ambitie om de ecologische voetafdruk van de organisatie te reduceren, wordt voorgesteld om een nieuwe opdracht zelfstandig in de markt te zetten.

In het kader van de opdracht “Raamovereenkomst: Leveren van milieuvriendelijke schoonmaakproducten en onderhoudsmaterialen voor gemeente en ocmw Meise” werd een bestek met nr. 2026484 opgesteld door de aankoopdienst van lokaal bestuur Meise.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 349 586,77 excl. btw of € 422 999,99 incl. 21% btw, en het maximale bestelbedrag bedraagt € 350 000,00 excl. btw of € 423 500,00 incl. 21% btw.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure.

Het bestuur beschikte bij het opstellen van de lastvoorwaarden voor deze opdracht niet over de exact benodigde hoeveelheden.

Deze raming overschrijdt de limieten van de Europese bekendmaking.

Gemeente Meise treedt op als aankoopcentrale voor OCMW Meise bij de gunning en de uitvoering van de opdracht.

Juridische gronden

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, in het bijzonder artikel 36, en in het bijzonder artikel 2, 6° en 7°a (de aanbestedende overheid verricht gecentraliseerde aankoopactiviteiten voor de verwerving van leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbesteders) en artikel 43.

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, in het bijzonder artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, in het bijzonder 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

Het bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Advies/argumentatie

Het zelfstandig in de markt zetten van deze opdracht waarborgt een duurzame, kwalitatieve en economisch verantwoorde aankoop, afgestemd op de specifieke behoeften van de organisatie.

Financiële gevolgen

De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het exploitatiebudget van 2026, op budgetcodes 61030010/01192, 61030010/08001, 61030010/08002, 61030010/08003, 61030010/08004, 61030010/09481, 61030100/01195, 61030100/09530/WZC en 61030200/09481.

De uitgave is voorzien in het budget.

Budgetsleutel	Acties	Initieel budget	Beschikbaar budget
GE/2026/61030010/01192 Alle onderhoudsproducten voor alle locaties GE, behalve scholen	__________	€ 32 000,00	€ 25 534,98
GE/2026/61030010/08001 Schoonmaakproducten, afval, papierwaren, servies en andere benodigdheden voor gebouw De Leertuin	__________	€ 7 150,00	€ 7 150,00
GE/2026/61030010/08002 Schoonmaakproducten, afval, papierwaren, servies en andere benodigdheden voor gebouw Fusieschool	__________	€ 4 700,00	€ 4 700,00
GE/2026/61030010/08003 Schoonmaakproducten, afval, papierwaren, servies en andere benodigdheden voor gebouw Klim Op	__________	€ 3 200,00	€ 3 200,00
GE/2026/61030010/08004 Schoonmaakproducten, afval, papierwaren, servies en andere benodigdheden voor gebouw Rode	_________	€ 5 200,00	€ 5 200,00
OC/2026/61030010/09481 Poetsproducten, poetsmaterialen (herstellingen) Spil, SF, burelen en home	_________	€ 2 750,00	€ 2 750,00
OC/2026/61030100/01195 Onderhoud en herstelling gebouwen, onderhoudsproducten keuken	_________	€ 11 000,00	€ 9 997,48
OC/2026/61030100/09530 KP WZC/Onderhoud en herstelling WZC (vb. onderhoudsproducten, klein materiaal, ..ook ledigen septische putten)	__________	€ 22 000,00	€ 19 980,90
OC/2026/61030200/09481 Huisvuil & containerkosten - stickers voor GFT containers OC	_________	€ 450,00	€ 15,00

BESLUIT

Artikel 1

Het bestek met nr. 2026484 en de raming voor de opdracht “Raamovereenkomst: Leveren van milieuvriendelijke schoonmaakproducten en onderhoudsmaterialen voor gemeente en ocmw Meise”, opgesteld door de aankoopdienst van lokaal bestuur Meise worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 349 586,77 excl. btw of € 422 999,99 incl. 21% btw.

Artikel 2

Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de openbare procedure.

Artikel 3

In toepassing van artikel 2, 6°a en 7°a van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, zal Gemeente Meise optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze leveringen en/of diensten verwerft die bestemd zijn voor aanbestedende overheden of aanbestedende entiteiten, meer bepaald :

OCMW Meise.

Artikel 4

De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld, goedgekeurd en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau.

Artikel 5

Publicatiedatum: 22/04/2026

Overzicht punten

Zitting 17 03 2026

Aanstelling advocaten voor juridisch advies en vertegenwoordiging in specifieke materies voor lokaal bestuur van Meise (01 mei 2026 - 30 april 2030) - Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze

MOTIVERING

Feiten en context

Met deze opdracht beoogt het lokaal bestuur gedurende de voorziene periode te beschikken over gespecialiseerde juridische ondersteuning binnen diverse rechtsdomeinen, teneinde de kwaliteit van advies en vertegenwoordiging te waarborgen, juridische risico’s te beheersen en de dienstverlening te organiseren conform de regelgeving inzake overheidsopdrachten, met transparante en marktconforme voorwaarden.

In het kader van de opdracht “Aanstelling advocaten voor juridisch advies en vertegenwoordiging in specifieke materies voor lokaal bestuur van Meise (01 mei 2026 - 30 april 2030)” werd een bestek met nr. 2026493 opgesteld door de aankoopdienst van lokaal bestuur Meise.

Deze opdracht is opgedeeld in volgende percelen:
* Perceel 1 (Juridische diensten inzake burgerlijk recht), raming: € 24 793,38 (excl. btw) of € 29 999,99 (incl. 21% btw);
* Perceel 2 (Juridische diensten inzake fiscaal recht, in het bijzonder gemeentelijke belasting- en retributiereglementen), raming: € 41 322,31 (excl. btw) of € 50 000,00 (incl. 21% btw);
* Perceel 3 (Juridische diensten inzake omgevingsrecht), raming: € 28 925,61 (excl. btw) of € 34 999,99 (incl. 21% btw);
* Perceel 4 (Juridische diensten inzake administratief recht (exclusief gemeentelijke administratieve sancties), raming: € 95 041,32 (excl. btw) of € 115 000,00 (incl. 21% btw);
* Perceel 5 (Juridische diensten inzake arbeidsrecht en sociale zekerheid”), raming: € 20 661,15 (excl. btw) of € 24 999,99 (incl. 21% btw);
* Perceel 6 (Juridische diensten specifiek voor de sociale dienst van het OCMW”), raming: € 115 702,47 (excl. btw) of € 139 999,99 (incl. 21% btw);
* Perceel 7 (Juridische diensten inzake gemeentelijke administratieve sancties), raming: € 28 925,61 (excl. btw) of € 34 999,99 (incl. 21% btw).

De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 355 371,85 (excl. btw) of € 429 999,95 (incl. 21% btw).

Percelen 1, 2, 3, 4, 5, 6 en 7 worden afgesloten voor een duur van 48 maanden.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

De huidige opdracht wordt gesloten door middel van een raamovereenkomst met meerdere deelnemers waarbij alle voorwaarden in de raamovereenkomst zijn bepaald. De deelnemers zullen niet opnieuw in mededinging gesteld worden.

Het bestuur beschikte bij het opstellen van de lastvoorwaarden voor deze opdracht niet over de exact benodigde hoeveelheden.

Het betreft een gezamenlijke opdracht waarbij het aangewezen is dat gemeente Meise de procedure zal voeren en in naam van OCMW Meise bij de gunning van de opdracht zal optreden.

Gezamenlijk aankopen kan leiden tot aanzienlijke besparingen en administratieve vereenvoudiging.

Juridische gronden

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, in het bijzonder artikel 89, § 1, 2° (het geraamde bedrag excl. btw bereikt de drempel van € 750 000,00 niet), en in het bijzonder artikels 2, 36° en 48 die een gezamenlijke realisatie van de opdracht in naam en voor rekening van meerdere aanbesteders toelaat en artikel 43.

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, in het bijzonder artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, in het bijzonder artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Het bestuursdecreet van 7 december 2018.

Advies/argumentatie

De juridische context waarin het lokaal bestuur opereert, wordt steeds complexer en gespecialiseerd. In domeinen zoals omgevingsrecht, overheidsopdrachten, bestuursrecht, aansprakelijkheid en arbeidsrecht volstaat de interne expertise niet altijd om risico’s adequaat te beheersen of complexe dossiers optimaal te behandelen. Bovendien wordt vastgesteld dat steeds meer bestuursbeslissingen worden betwist voor de rechtbank. De verdediging van de belangen van het bestuur door een gespecialiseerde advocaat in dergelijke gerechtsprocedures verhoogt de kans op behoud van besluiten.

Door een opdracht in de markt te zetten voor het aanstellen van gespecialiseerde advocaten:

● verzekert het bestuur zich van kwalitatieve en actuele juridische expertise per rechtsdomein;

● beperkt het financiële en reputatierisico’s bij geschillen en procedures;

● garandeert het transparantie en marktconforme tarieven conform de regelgeving inzake overheidsopdrachten;

● creëert het budgettaire voorspelbaarheid en duidelijke samenwerkingsafspraken;

● vermijdt het ad-hocaanstellingen en afhankelijkheid van één enkel kantoor.

Deze aanpak versterkt de juridische onderbouw van beleidsbeslissingen en draagt bij tot zorgvuldig, transparant en professioneel bestuur.

Financiële gevolgen

De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het exploitatiebudget van 2026, op budgetcodes GE/61310010/01100, GE/61310020/01110 en OC/2026/61310020/09000 en in het budget van de volgende jaren.

De uitgave is voorzien in het budget.

Budgetsleutel	Acties	Initieel budget	Beschikbaar budget
GE/2026/61310010/01100 Erelonen en vergoedingen advocaten, notarissen, voor GE + OC	__________	€ 140 000,00	€ 134 207,45
GE/2026/61310020/01110 Consultancy financiën (controles op afsluiting) + juridische ondersteuning aankoopdienst + consultancy voor aanbesteden verzekeringen	__________	€ 70 000,00	€ 70 000,00
OC/2026/61310020/09000 Juridische ondersteuning voor dossiers sociale dienst		€ 10 000,00	€ 10 000,00

BESLUIT

Artikel 1

Het bestek met nr. 2026493 en de raming voor de opdracht “Aanstelling advocaten voor juridisch advies en vertegenwoordiging in specifieke materies voor lokaal bestuur van Meise (01 mei 2026 - 30 april 2030)”, opgesteld door de aankoopdienst van lokaal bestuur Meise, worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 355 371,85 (excl. btw) of € 429 999,95 (incl. 21% btw).

Artikel 2

Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Artikel 3

Gemeente Meise wordt gemandateerd om de procedure te voeren en in naam van OCMW Meise bij de gunning van de opdracht op te treden.

Artikel 4

In geval van een juridisch geschil omtrent deze overheidsopdracht, is elk deelnemend bestuur mee verantwoordelijk voor alle mogelijke kosten in verhouding tot zijn aandeel in de opdracht.

Artikel 5

Afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan de deelnemende besturen.

Artikel 6

De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het exploitatiebudget van 2026, op budgetcodes GE/61310010/01100, GE/61310020/01110 en OC/2026/61310020/09000 en in het budget van de volgende jaren.

Met 17 stemmen voor (Gerda Van den Brande, Ella De Neve, Jonathan De Valck, Tom Heyvaert, Marie Behaeghe, Diana Tierens, Roger Heyvaert, Jozef Emmerechts, Roel Anciaux, Roel Baudewyns, Billie Kawende, Dany Geysels, Ilse Spooren, Ingrid De Bondt, Viviane Stevens, Karin De Petter en Peter Calluy), 4 onthoudingen (Paul Van Doorslaer, Sonja Maes, Rathi Goovaerts en Sofie Van Assche)

Publicatiedatum: 22/04/2026